大会運営マニュアルの作り方：決める順番
大会運営マニュアルは、「役割」「前日」「当日」の3枚があれば足ります。役割を決めずにチェックリストを配ると、全員が同じ項目を見て、誰も動きません。次の順に作ります。
- 役割の一覧を作り、担当者の名前を入れる（下の分担表）。
- 役割ごとに、前日までの準備を決める。
- 当日の進行表と、チェックリストを作る。
- 雨天と遅れのときの判断者を決める。
大会運営マニュアルの役割分担表：受付・本部・審判・記録・駐車場・救護
大会の役割分担は、6つの係で足ります。人数は目安です。チーム数とコート数で増減します。担当者の名前は、印刷してから手書きで入れると、直しやすくなります。
| 係と人数の目安 | 仕事と前日の準備 | 担当者 |
|---|---|---|
| 受付 2人 | チームの到着を確認し、名簿と参加費を受け取り、当日の資料を渡す 前日：名簿の様式と、釣り銭、資料の部数を用意する | |
| 本部 2〜3人 | 進行の責任者。時刻の管理、放送、遅れや雨天の判断、問い合わせの窓口 前日：進行表を印刷し、連絡網と会場の管理者の電話番号をそろえる | |
| 審判 コートごとに1〜3人 | 試合の進行と判定。競技ごとに必要な人数が違う 前日：審判の割り当てを決め、判定の基準を確認する | |
| 記録 コートごとに1〜2人 | 得点と勝敗の記録、トーナメント表や星取表への書き込み、結果の報告 前日：記録用紙と、表の書き込み用の印刷物を用意する | |
| 駐車場 2人 | 車の誘導、停める場所の案内、近隣への配慮 前日：停める場所の図と、コーンや看板を用意する | |
| 救護 1〜2人 | けがの応急手当、熱中症の対応、病院への連絡 前日：救急箱、氷、飲み水、近くの病院の連絡先を用意する |
コートが2つ以上あるときは、審判と記録を、コートごとに分けて名前を入れます。コートの割り方は、コート割りの決め方にまとめました。
大会運営マニュアルの前日のチェックリスト（大会の準備）
前日までに済ませる、大会の準備の項目です。印刷して、済んだものに印をつけます。
前日のチェックリスト約210字
【前日までのチェックリスト】 □ 会場の使える時刻と、使える範囲を確かめた □ 参加チームの名簿と、参加費の締切を確かめた □ トーナメント表（星取表）と進行表を印刷した □ 役割の担当者に、時刻と場所を連絡した □ 審判と記録の担当を決めた □ 救急箱、飲み水、氷、テントを用意した □ 雨天の判断の時刻と、連絡の順番を決めた □ 駐車場の図と、案内の看板を用意した □ 表彰の賞状と、記念品を用意した □ 天気予報を見て、傘とブルーシートの要る量を決めた
大会運営マニュアルの当日のチェックリスト
当日は、時間の順に並べました。本部の机に1枚置くと、抜けが減ります。
当日のチェックリスト約250字
【当日のチェックリスト】 □ 係の集合（開始の1時間前）。役割ごとに持ち場へ □ 会場の安全を一周して確認した（水たまり、穴、危険な物） □ 受付で、名簿と参加費を受け取り始めた □ 本部に、進行表と連絡網を置いた □ コートと記録の机を、設置した □ 開会式の前に、全チームの到着を確認した □ 試合ごとに、結果を記録し、表に書き込んだ □ 遅れが15分を超えたら、本部が進行表を直した □ けがや体調不良が出たら、救護と本部に連絡した □ 表彰と閉会式を終えた □ ごみを集め、会場を元の状態に戻した □ 結果を、各チームの代表者に連絡した
大会運営マニュアルで決めておく、当日の進め方のコツ
運営マニュアルを使う前に、次の3つだけは、全員に口で伝えておきます。
- 判断する人は本部の1人。遅れ、雨、けがの判断は、その人に集める。
- 進行表は、遅れる前提で作る。作り方は大会のタイムスケジュールの作り方にある。
- 雨天の連絡の順番と文面は、前日までに決める。雨天中止の連絡の例文が使える。
要項の項目は大会要項のテンプレート、開会式の流れは少年野球の開会式の挨拶の式次第が参考になります。